Wat doet een informatiemanager precies? Taken, verantwoordelijkheden en impact

Dat klinkt breed, en dat is het ook. De informatiemanager opereert op meerdere niveaus: van strategische beleidsvorming tot de dagelijkse afstemming met IT-afdelingen, proceseigenaren en gebruikers. Het gaat niet om het beheren van data zelf, maar om het sturen op de kwaliteit, beschikbaarheid en bruikbaarheid van informatie binnen de organisatie.

Waar een functioneel beheerder zich richt op het correct functioneren van specifieke applicaties, kijkt de informatiemanager naar het geheel. Welke informatie heeft de organisatie nodig? Hoe wordt die informatie verkregen, opgeslagen en gedeeld? En sluit dat aan op de strategische koers?

De kerntaken van een informatiemanager

De taken van een informatiemanager zijn divers en variëren per organisatie, maar een aantal verantwoordelijkheden komt in vrijwel elke context terug. In de praktijk zijn dit de meest voorkomende taken:

• Informatiebeleid opstellen en bewaken: de informatiemanager vertaalt organisatiedoelen naar beleid voor de informatiehuishouding. Denk aan kaders voor gegevensbeheer, archivering en digitale werkprocessen.
• Afstemming tussen business en IT: een centraal onderdeel van de rol is het vertalen van organisatiebehoeften naar IT-vereisten, en andersom. De informatiemanager fungeert als brug.
• Bewaken van informatiekwaliteit: zijn de juiste gegevens beschikbaar? Zijn ze betrouwbaar, actueel en volledig? De informatiemanager stelt normen en bewaakt de naleving ervan.
• Adviseren over informatiesystemen: bij aanschaf, implementatie of vervanging van systemen levert de informatiemanager inhoudelijke input op basis van de organisatiebehoefte.
• Procesinrichting rondom informatie: wie mag welke informatie inzien? Hoe verlopen goedkeuringsstromen? De informatiemanager richt dit in samen met proceseigenaren.
• Compliance en wetgeving: zeker in de publieke sector speelt naleving van de AVG, Archiefwet en Wet open overheid een grote rol. De informatiemanager bewaakt dat de informatievoorziening aan deze eisen voldoet.
• Stakeholdermanagement: de informatiemanager werkt samen met directie, afdelingshoofden, IT, juristen en externe leveranciers. Communicatie en draagvlak creëren zijn vaste onderdelen van het werk.

Waarom is de rol zo veelzijdig?

De informatiemanager opereert op het snijvlak van mensen, processen en technologie. Dat maakt de rol per definitie veelzijdig.

Geen twee organisaties zijn hetzelfde. Bij een gemeente ligt de nadruk vaak op zaakgericht werken, archiefwetgeving en ketensamenwerking. Bij een zorginstelling staat de beschikbaarheid van patiëntgegevens centraal. Bij een commercieel bedrijf gaat het vaker over data governance, business intelligence en het ondersteunen van datagedreven besluitvorming.

Wat de rol overal gemeen heeft: de informatiemanager moet in staat zijn om abstract te denken over informatiestromen, maar tegelijk concreet genoeg om aansluiting te vinden bij de dagelijkse praktijk van medewerkers en leidinggevenden. Dat vereist een combinatie van analytisch vermogen, organisatiesensitiviteit en technische basiskennis.

Bij IM-Profile zien we dat opdrachtgevers regelmatig zoeken naar professionals die op zowel tactisch als strategisch niveau kunnen opereren. De behoefte verschilt per fase van de organisatie: soms is er behoefte aan iemand die beleid maakt, soms aan iemand die een lopende implementatie begeleidt.

Strategisch versus tactisch informatiemanagement

Strategisch informatiemanagement richt zich op de lange termijn: welke informatiepositie wil de organisatie innemen? Tactisch informatiemanagement vertaalt dat naar concrete plannen en acties. Dit onderscheid is in de praktijk belangrijk, omdat het bepaalt welk profiel een organisatie nodig heeft.

Op strategisch niveau gaat het om:

• Ontwikkelen van een informatievisie die aansluit op de organisatiestrategie
• Adviseren van de directie over informatiegerelateerde risico’s en kansen
• Bepalen van prioriteiten voor de informatiehuishouding op de lange termijn
• Positioneren van informatiemanagement als strategische functie binnen de organisatie

Op tactisch niveau gaat het om:

• Vertalen van beleid naar uitvoerbare projecten en plannen
• Aansturen van informatieprojecten en implementaties
• Bewaken van voortgang, kwaliteit en aansluiting op organisatiedoelen
• Samenwerken met functioneel beheerders, informatie-analisten en andere specialisten

Veel informatiemanagers bewegen zich op beide niveaus, afhankelijk van de organisatieomvang en de volwassenheid van de informatiehuishouding. In kleinere organisaties is de informatiemanager vaak ook degene die de uitvoering oppakt. In grotere organisaties is er vaker een duidelijker scheiding van verantwoordelijkheden.

Zes situaties waarin organisaties een informatiemanager inzetten

Niet elke organisatie heeft altijd een fulltime informatiemanager nodig. Toch zijn er herkenbare situaties waarin de behoefte concreet wordt:

• Digitale transformatie: als een organisatie processen digitaliseert, is sturing op de informatiehuishouding onmisbaar om te voorkomen dat systemen en data los van elkaar groeien.
• Fusies en reorganisaties: wanneer organisatieonderdelen samengaan, moeten informatiesystemen en processen op elkaar worden afgestemd.
• Wettelijke verplichtingen: toenemende eisen rondom gegevensbescherming en archivering vragen om iemand die overzicht houdt en verantwoording kan afleggen.
• Systeemvervanging of implementatie: bij de aanschaf van nieuwe software is een informatiemanager nodig om de functionele vereisten te vertalen en de implementatie te begeleiden.
• Groeiende datakwaliteitsproblemen: als medewerkers klagen over onbetrouwbare of inconsistente informatie, is dat een signaal dat sturing op informatiemanagement ontbreekt.
• Voorbereiding op audits of inspecties: zeker in de publieke sector is aantoonbare grip op de informatiehuishouding een vereiste bij toezicht.

Bij IM-Profile ondersteunen we opdrachtgevers in al deze situaties via detachering en interim consultancy in informatiemanagement. Zo kan snel worden opgeschaald zonder dat een langdurig wervingstraject nodig is.