De rol van een business analist in informatiemanagement projecten

De business analist staat niet aan de zijlijn van een project, maar bevindt zich midden in het speelveld. Enerzijds werkt de rol samen met proceseigenaren, gebruikers en management om te begrijpen wat de organisatie nodig heeft. Anderzijds vertaalt de business analist die behoeften naar functionele en soms technische specificaties die IT teams en leveranciers kunnen gebruiken.

Binnen informatiemanagement projecten is die vertaalfunctie essentieel. Informatiemanagement gaat immers over de aansluiting tussen informatiebehoeften en de systemen, processen en structuren die die informatie moeten leveren. De business analist zorgt dat die aansluiting niet berust op aannames, maar op gedegen analyse.

Welke taken voert een business analist uit?

De business analist voert een breed scala aan taken uit, afhankelijk van de fase en het type project. Van behoefteanalyse tot acceptatietesten, de rol is veelzijdig en projectoverstijgend.

In de meeste informatiemanagement projecten zijn de volgende taken onderdeel van het werk:

• Stakeholderanalyse: inventariseren wie er belang heeft bij het project en wat hun informatiebehoeften zijn
• Requirements ophalen: gesprekken voeren met gebruikers, proceseigenaren en management om wensen en eisen in kaart te brengen
• Processen in kaart brengen: huidige werkprocessen analyseren en knelpunten identificeren in de informatiestromen
• Functionele specificaties opstellen: eisen en wensen omzetten in gestructureerde documenten zoals een functioneel ontwerp of use cases
• Gap analyse uitvoeren: het verschil bepalen tussen de huidige situatie en de gewenste situatie op het gebied van informatievoorziening
• Prioriteren van eisen: samen met stakeholders bepalen welke eisen essentieel zijn en welke later kunnen worden opgepakt, bijvoorbeeld via de MoSCoW methode
• Ondersteunen bij selectie van systemen: bij aanschaf van nieuwe software inhoudelijk bijdragen aan de beoordeling van leveranciersopties
• Acceptatietesten begeleiden: eindgebruikers ondersteunen bij het testen van nieuwe of gewijzigde systemen
• Wijzigingsbeheer: bijhouden van wijzigingen in eisen en de impact daarvan op het project documenteren
• Communicatie tussen business en IT: fungeren als aanspreekpunt en tolk tussen niet technische stakeholders en technische teams

Deze taken maken duidelijk waarom de business analist niet te omschrijven is als puur een technisch of puur een inhoudelijk profiel. De kracht zit juist in de combinatie.

Hoe verschilt de business analist van andere rollen?

De business analist onderscheidt zich van rollen als de informatie analist, functioneel beheerder en informatiemanager door de nadruk op procesanalyse en het ophalen van eisen. Niet op beheer of beleid.

In het informatiedomein werken meerdere rollen naast elkaar. Dat leidt soms tot verwarring over wie waarvoor verantwoordelijk is. Een helder overzicht helpt daarbij.

• Business analist vs. informatie analist: de informatie analist richt zich specifiek op de informatiestromen en de kwaliteit van informatie binnen systemen. De business analist kijkt breder: naar processen, mensen en organisatiedoelen.
• Business analist vs. functioneel beheerder: de functioneel beheerder beheert en onderhoudt bestaande applicaties. De business analist richt zich op het ontwerpen van oplossingen en het definiëren van eisen, vaak voordat het beheer begint.
• Business analist vs. informatiemanager: de informatiemanager stuurt op de informatiehuishouding als geheel en heeft een meer strategisch of tactisch karakter. De business analist werkt doorgaans projectmatig en operationeel.
• Business analist vs. IT architect: de IT architect ontwerpt de technische infrastructuur. De business analist levert de functionele input waarop de architect zijn ontwerp baseert.

In de praktijk werken deze rollen nauw samen. Op grotere projecten vormen ze samen een multidisciplinair team, waarbij de business analist de schakel is die iedereen in dezelfde richting houdt.

Hoe wordt de business analist ingezet?

Business analisten worden ingezet op uiteenlopende manieren: als vaste medewerker, via detachering voor een afgebakend project, of als zelfstandige professional.

De keuze voor een inzetmodel hangt af van de duur en aard van het project, de beschikbare capaciteit binnen de organisatie en de gewenste flexibiliteit. Bij projectmatig werk, wat bij informatiemanagement projecten veelal het geval is, is tijdelijke inzet via detachering of als zelfstandige een logische keuze.

Voordelen van tijdelijke inzet van een business analist:

• Directe beschikbaarheid van specifieke expertise
• Geen langdurige arbeidsverplichtingen
• Kennis van buitenaf die de organisatie verrijkt
• Mogelijkheid om na het project te evalueren of structurele inbedding wenselijk is

Bij IM-Profile worden business analisten ingezet via detachering en interim consultancy in informatiemanagement. Organisaties die op zoek zijn naar beschikbare professionals kunnen terecht op de pagina beschikbare IT professionals voor een actueel overzicht.