Data governance als fundament voor AI en Copilot

Zonder deze afspraken groeit informatievoorziening organisch. Elke afdeling doet het net even anders. SharePoint bibliotheken zonder structuur, Teams kanalen die overlappen en e-mailmappen die fungeren als archief. Dat werkt tot het moment dat een AI assistent toegang krijgt tot die omgeving.

Copilot doorzoekt alles waar een gebruiker rechten op heeft. Als medewerker A toegang heeft tot een gevoelig HR document dat nooit expliciet afgeschermd is, kan Copilot daar uitspraken over doen in een gesprek. Dat is geen bug. Dat is het gevolg van een governance vraagstuk dat te lang is blijven liggen.

Nu AI serieus wordt ingezet, wordt data governance urgent. Niet straks. Nu.

Hoe een zwakke datakwaliteit AI uitkomsten ondermijnt

AI is zo goed als de data waarop het draait. Dat is geen marketingzin, dat is een technische realiteit. Copilot haalt informatie op uit jouw Microsoft 365 omgeving: SharePoint, Teams, Exchange, OneDrive. Als die informatie verouderd, tegenstrijdig of slecht georganiseerd is, reflecteert de output dat direct.

Wat wij in de praktijk zien: een medewerker vraagt Copilot om een samenvatting van het inkoopbeleid. Copilot vindt drie versies, uit 2019, 2021 en 2023. Zonder metadata of duidelijke versiebeheer afspraken kiest de tool op basis van relevantiesignalen. Dat kan de oudste versie zijn.

Het gevolg is dat medewerkers de uitkomsten van Copilot gaan wantrouwen. En een AI tool waar niemand op vertrouwt, wordt niet gebruikt. Investering verdampt, adoptie stagneert.

Datakwaliteit is geen IT probleem. Het is een organisatievraagstuk dat jij als opdrachtgever moet adresseren voordat je Copilot uitrolt.

De rol van toegangsrechten en informatiebeveiliging

Een onderschat risico bij Copilot is het zogenoemde oversharing probleem. Medewerkers hebben in veel organisaties meer toegang dan strikt noodzakelijk. Dat is historisch gegroeid. Rechten zijn ooit ruim gezet en nooit opgeschoond.

Copilot versterkt dit risico. Als een junior medewerker toegang heeft tot contracten, strategische notities of personeelsinformatie, kan Copilot die informatie ophalen in een antwoord. Niet met kwade opzet, maar omdat de rechtenstructuur het toestaat.

Bij IM-Profile zien we dat opdrachtgevers dit pas ontdekken als ze gaan testen. Dan blijkt dat Copilot informatie combineert die eigenlijk niet gecombineerd zou mogen worden. Op dat moment moet je terug naar de basis: rechten herzien, eigenaarschap vaststellen, gevoelige informatie labelen.

Dat traject kost tijd en energie. Die energie is beter besteed voor de uitrol dan erna. Een informatiebeveiliging audit en een herziening van je Microsoft Purview instellingen zijn geen optionele extra’s. Ze zijn randvoorwaarden.

Wat een data governance framework voor jouw organisatie inhoudt

Een framework klinkt groter dan het is. In de kern gaat het om een set concrete afspraken en verantwoordelijkheden. Voor AI gereedheid zijn dit de bouwstenen die je nodig hebt:

• Definieer data eigenaarschap per domein: wie is verantwoordelijk voor HR data, financiele data, projectdocumentatie?
• Stel een retentiebeleid in: hoe lang bewaar je welke documenten en wat verwijder je actief?
• Richt informatiestructuren in: zorg dat SharePoint bibliotheken een logische, afgesproken structuur volgen.
• Label gevoelige informatie: gebruik sensitivity labels in Microsoft Purview voor documenten die afscherming vereisen.
• Stel toegangsrechten opnieuw in op het principe van minimale toegang: medewerkers krijgen alleen toegang tot wat ze nodig hebben.

Dit zijn geen eenmalige acties. Een goed framework vraagt periodieke herziening. Organisaties veranderen, data groeit en AI toepassingen ontwikkelen zich. Governance is een continu proces, geen project met een einddatum.

Heb jij deze bouwstenen al op orde? Dan is Copilot een versterking van wat er al staat. Zo niet, dan is nu het moment om te beginnen.

Informatiemanagement als verbindende schakel tussen data en AI

Technologie en governance groeien zelden in hetzelfde tempo. IT rolt Copilot uit, maar de informatiemanagementfunctie loopt achter. Dat is geen verwijt, het is een structureel patroon dat wij keer op keer zien bij middelgrote en grote organisaties.

Informatiemanagement verbindt technische mogelijkheden met organisatorische realiteit. Een informatiemanager begrijpt de tool, maar begrijpt ook de bedrijfsprocessen erachter. Die combinatie is precies wat je nodig hebt bij een AI implementatie.

Neem een gemeente die Copilot inzet voor het samenvatten van raadsstukken. De technische inrichting is snel gedaan. Maar wie bewaakt dat de juiste stukken op de juiste

plek staan? Wie zorgt dat vertrouwelijke documenten niet in publieke bibliotheken terechtkomen? Dat is geen IT taak. Dat is informatiemanagement.

Organisaties die een ervaren informatiemanager betrekken bij hun AI traject, maken aantoonbaar sneller stappen. Niet omdat die persoon Copilot beter begrijpt dan de IT afdeling, maar omdat hij of zij de brug slaat naar de organisatie.

Governance starten terwijl Copilot al loopt

Niet elke organisatie heeft de luxe om te wachten tot governance op orde is. Copilot is al uitgerold, licenties draaien en het management wil resultaten zien. Dat is een herkenbare situatie.

In dat geval is de aanpak niet stoppen, maar prioriteren. Begin met de meest risicovolle informatie. Identificeer waar gevoelige data staat en zorg dat die binnen 30 dagen correct is gelabeld en afgeschermd. Dat beperkt het acute risico.

Stel tegelijkertijd een eigenaar aan voor het governance traject. Iemand die overzicht houdt, rapporteert en beslissingen afdwingt. Zonder eigenaarschap verwatert elk initiatief na een paar weken.

Werk daarna in fasen. Pak per kwartaal een domein aan: HR, Finance, Projecten. Stel per domein de structuur in, beleg eigenaarschap en leg afspraken vast. Zo bouw je governance op terwijl Copilot al waarde levert, zonder dat je de organisatie laat wachten op een perfecte situatie die nooit komt.