Functioneel beheer vs. informatiemanagement: wat is het verschil?

Het onderscheid wordt in de praktijk regelmatig verkeerd begrepen. Organisaties zoeken soms een functioneel beheerder die ook informatiemanagement doet, of andersom. Dat is begrijpelijk, want de rollen raken elkaar op meerdere punten. Toch zijn de focus, het werkniveau en de verantwoordelijkheden wezenlijk anders.

De functioneel beheerder zorgt dat systemen werken zoals de organisatie ze nodig heeft. De informatiemanager zorgt dat de organisatie de juiste systemen heeft en dat de informatiehuishouding aansluit op de bredere strategie. De een beheert, de ander stuurt.

Wat doet een functioneel beheerder?

Een functioneel beheerder is verantwoordelijk voor het beheer, de inrichting en het correct gebruik van één of meerdere applicaties binnen een organisatie. De functioneel beheerder staat dicht op de werkvloer. Hij of zij kent de systemen van binnen en buiten, weet hoe gebruikers ermee werken en lost problemen op wanneer die zich voordoen. De rol is operationeel en tactisch van aard.

Typische taken van een functioneel beheerder:

• Beheren van applicaties: inrichten, configureren en onderhouden van systemen zoals een zaaksysteem, HRM pakket of ERP omgeving
• Gebruikersondersteuning: beantwoorden van vragen van eindgebruikers en begeleiden bij het gebruik van systemen
• Testcoördinatie: bij updates of nieuwe releases testen of de functionaliteit nog aansluit op de organisatiebehoefte
• Beheren van autorisaties: vastleggen wie toegang heeft tot welke onderdelen van een systeem
• Afstemming met leveranciers: contact onderhouden met softwareleveranciers over storingen, wensen en updates
• Documentatie: bijhouden van beheerhandleidingen, werkinstructies en wijzigingslogboeken
• Signaleren van verbeterpunten: knelpunten in het gebruik signaleren en doorvertalen naar aanpassingen in de applicatie of het proces

De functioneel beheerder werkt daarbij nauw samen met proceseigenaren, IT beheerders en de informatiemanager. Meer over wat deze rol inhoudt in de praktijk is te lezen via de pagina over functioneel beheer bij IM-Profile.

Wat doet een informatiemanager?

Een informatiemanager stuurt op de aansluiting tussen de informatiebehoefte van een organisatie en de systemen, processen en beleid die die informatie moeten leveren. Waar de functioneel beheerder werkt op applicatieniveau, werkt de informatiemanager op organisatieniveau. De focus ligt niet op één systeem, maar op de samenhang van alle informatiestromen binnen en soms buiten de organisatie.

Typische taken van een informatiemanager:

• Informatiebeleid ontwikkelen: kaders opstellen voor gegevensbeheer, archivering en digitale werkprocessen
• Afstemming business en IT: vertalen van organisatiebehoeften naar functionele eisen voor systemen
• Bewaken van informatiekwaliteit: normen stellen voor betrouwbaarheid, volledigheid en beschikbaarheid van informatie
• Adviseren bij systeemkeuzes: bij aanschaf of vervanging van systemen inhoudelijk adviseren op basis van de organisatiebehoefte
• Compliance: bewaken dat de informatiehuishouding voldoet aan wetgeving zoals de AVG, Archiefwet en Wet open overheid
• Stakeholdermanagement: samenwerken met directie, afdelingshoofden, IT en externe partijen
• Strategische advisering: op tactisch of strategisch niveau adviseren over de informatievoorziening als geheel

Het onderscheid tussen tactisch en strategisch informatiemanagement speelt hierbij een belangrijke rol. Een informatiemanager op strategisch niveau denkt mee over de lange termijn. Op tactisch niveau ligt de focus op de uitvoering van plannen en de begeleiding van projecten.

Waar overlappen de rollen elkaar?

Functioneel beheer en informatiemanagement overlappen op het raakvlak van systemen, processen en gebruikersbehoeften. De verantwoordelijkheid en het schaalniveau blijven echter verschillend.

In de praktijk werken beide rollen intensief samen. Een functioneel beheerder die een knelpunt signaleert in een applicatie, bespreekt dit met de informatiemanager als het gaat om een bredere informatievraag. De informatiemanager die nieuw beleid opstelt, heeft input nodig van de functioneel beheerder over wat technisch haalbaar is.

Gebieden waarop de rollen elkaar raken:

• Systeemimplementaties: beide rollen zijn betrokken, ieder vanuit eigen verantwoordelijkheid. De informatiemanager bepaalt de richting, de functioneel beheerder vertaalt dit naar de inrichting van het systeem.
• Datakwaliteit: de functioneel beheerder signaleert problemen in de invoer of output van systemen, de informatiemanager bepaalt de normen en stuurt bij op organisatieniveau.
• Wijzigingsbeheer: bij aanpassingen in systemen of processen is afstemming tussen beide rollen essentieel.
• Gebruikersbehoeften: beide rollen staan in contact met de werkvloer, elk vanuit een andere invalshoek.

De rollen kunnen in kleinere organisaties door dezelfde persoon worden ingevuld, maar dat brengt risico’s met zich mee. De operationele focus van functioneel beheer verdringt dan al snel de strategische blik die informatiemanagement vereist.

Wanneer heb je welk profiel nodig?

De keuze tussen een functioneel beheerder en een informatiemanager hangt af van de vraag waar de organisatie op dat moment behoefte aan heeft: beheer van bestaande systemen, of sturing op de informatiehuishouding als geheel.

Je hebt een functioneel beheerder nodig als:

• Een applicatie niet goed functioneert of onjuist is ingericht
• Gebruikers onvoldoende ondersteund worden bij het gebruik van systemen
• Er een update of nieuwe release aankomt die getest en ingericht moet worden
• Beheer van autorisaties en gebruikersinstellingen achterblijft

Je hebt een informatiemanager nodig als:

• De informatiehuishouding niet aansluit op de organisatiestrategie
• Er een digitale transformatie of systeemvervanging op stapel staat
• Compliance vraagstukken rondom AVG of Archiefwet om regie vragen
• Informatie uit verschillende systemen niet op elkaar aansluit
• De directie behoefte heeft aan een helder informatiebeleid

In sommige situaties zijn beide profielen tegelijk nodig. Bij grotere implementaties of reorganisaties is het niet ongebruikelijk dat een informatiemanager de koers bepaalt, terwijl een of meerdere functioneel beheerders de uitvoering voor hun rekening nemen.

Bij IM-Profile ondersteunen we opdrachtgevers bij het invullen van beide rollen, via detachering en interim consultancy in informatiemanagement én via detachering van functioneel beheerders. Zo kan snel worden opgeschaald met de juiste expertise, afgestemd op de specifieke situatie van de organisatie.